S’acosta l’estiu i és una temporada plena de diversió i oportunitats per a celebrar moments especials a l’aire lliure, aprofitant el sol, la calor i el bon temps que caracteritza aquesta estació de l’any. L’organització d’un esdeveniment requereix de planificació i atenció a tots els detalls, i en aquest article us donarem alguns consells i recomanacions claus per a organitzar un esdeveniment de manera reeixida en la temporada d’estiu:
Definir el propòsit i el tema de l’esdeveniment
El primer i més important de tot és definir el propòsit i el tema de l’esdeveniment. Abans de començar a planificar qualsevol cosa, és important tenir clar sobre què serà l’esdeveniment, ja sigui una festa d’aniversari, un esdeveniment familiar o corporatiu, o celebracions més grans com a noces i comunions.
Aquest serà el punt de partida per a començar a organitzar tots els detalls sobre l’esdeveniment.
Seleccionar la ubicació idònia
Una vegada seleccionat el propòsit de l’esdeveniment, cal triar la ubicació. Tenint en compte l’època de l’any, les millors opcions són a l’aire lliure (en una platja, un jardí o una terrassa). Cal assegurar-se que el lloc triat té espai suficient per a tots els convidats, així com les comoditats necessàries per a dur a terme l’esdeveniment, com per exemple, banys i estacionament o llocs amb ombra per a evitar estar moltes hores al sol.
Establir data i hora
Aquesta és una de les parts més importants, ja que és important triar la data i l’hora que més convingui per a la majoria dels convidats, així com ajustar-ho al tipus d’esdeveniment que s’està organitzant. Si l’esdeveniment es realitza a l’aire lliure, cal tenir en compte les condicions climàtiques i evitar els dies de molta calor.
Planificar la logística de l’esdeveniment
S’han de tenir en compte els aspectes logístics de l’esdeveniment, com el transport, l’estacionament, les necessitats tècniques de so, il·luminació i projecció, així com la seguretat i els permisos necessaris per a realitzar l’esdeveniment. Si l’esdeveniment és gran, caldrà pensar a contractar personal, serveis de servei d’àpats, llogar mobiliari i equips de so, a més de personal de seguretat.
Dissenyar una experiència inoblidable
Per a dissenyar un esdeveniment inoblidable el primer que cal fer és pensar en com vols que se sentin els convidats durant l’esdeveniment. Després cal considerar que la decoració, l’ambientació i la música estiguin relacionats amb el tema i el propòsit de l’esdeveniment.
Crear espais acollidors, àrees de descans, zones de jocs o activitats interactives és molt important per a assegurar-se que tots els convidats gaudeixin de l’esdeveniment i participin en l’experiència.
Promocionar i comunicar
Finalment, cal utilitzar diferents canals de comunicació per a informar sobre l’esdeveniment, ja sigui per xarxes socials o des de la pàgina web. Si l’esdeveniment és més personal i pròxim, una bona opció és crear invitacions personalitzades per a enviar-les a tots els convidats.
Cal recordar que la clau per a organitzar un esdeveniment amb èxit, és la planificació adequada i l’atenció a tots els detalls. Amb tots aquests consells explicats anteriorment podràs crear un esdeveniment d’estiu inoblidable que deixarà a tots els convidats amb un bon record sobre aquest i amb ganes de repetir l’experiència en futures ocasions. A més, en Blackstone Events estem a la teva disposició per a fer realitat totes aquelles idees que tens al cap. No dubtis a contactar amb nosaltres per a més informació.
Gaudeix de l’estiu i celebra’l en gran!
